Newsletter in… Comune. L’Email Marketing nei 10 Comuni più grandi d’Italia.

Già qualche anno fa abbiamo cercato di comprendere se, quanto e come i Comuni italiani usassero l’email marketing per comunicare con le proprie comunità.

Era il 2011 e le cose non andavano granchè bene.

E poiché nel sistema temporale digitale si tratta di preistoria, in Mailforce abbiamo pensato di fare nuovamente un giro in rete per osservare se e come, nel frattempo, si sia evoluta la situazione.

In questo piccolo viaggio nell’Italia digitale, trovate, pertanto, la situazione nei 10 comuni più grandi, da Nord a Sud, alla ricerca di quelle Amministrazioni che usano la Newsletter via email per finalità prettamente istituzionali (pubblicità degli atti amministrativi, viabilità, eventi) o per promuovere il proprio territorio (turismo, cultura, ecc.).

Non abbiamo voluto stilare un ranking di qualità, ne fare confronti con quanto accade fuori dall’Italia, ma appurare se e come la Newsletter venga utilizzata per creare un ulteriore canale di comunicazione, più diretto e personalizzato con l’utenza, nel contesto delle azioni di Open Government ampiamente promosse in questi ultimi anni, e offrire qualche spunto di riflessione.

Ecco i risultati!

ROMA

Con la nuova amministrazione, il Comune di Roma ha varato una Consultazione online per raccogliere suggerimenti e proposte sul nuovo Portale web (attualmente di nuovo c’è solo una mezza homepage che poi rimanda al vecchio sito). Forse in questa sede verrà decisa l’attivazione di una Newsletter ufficiale via email sulle novità amministrative e sugli eventi cittadini. Per il momento, infatti, gli unici tentativi di comunicazione elettronica restano “Rom@ per te, Newsletter settimanale di Roma Capitale” che si ferma al 2015 e “Roma in Comune, la rivista online dei dipendenti di Roma Capitale” ferma al 2013.

Girovagando caparbiamente tra le voci del menu, finiamo quasi per sbaglio, su quello del Sistema bibliotecario romano (LINK: http://www.bibliotu.it/) dove inaspettatamente, in homepage, troviamo un link diretto per raggiungere l’iscrizione a “NotizieBiblioTu, gli appuntamenti delle Biblioteche di Roma“. Ma resta l’unica traccia di Newsletter all’interno di questa ricerca.

Spostandoci in ambito prettamente turistico, abbiamo anche dato un’occhiata a http://turismoroma.it il Sito turistico ufficiale della capitale d’Italia: ci aspettavamo un bel bottone “Iscriviti alla Newsletter” per ricevere info e news sugli eventi in città. Invece, niente. Non contenti, ci siamo affidati a Google e abbiamo scovato questa pagina: http://www.turismoroma.it/Newsletter, praticamente inutile sia perché in “latino” 🙂 sia perchè in alcun modo raggiungibile dall’interno del sito stesso.

La caccia alle Newsletter del Comune di Roma è stata deludente.

MILANO

Apriamo http://www.comune.milano.it e, sorpresa, il sito è responsive!

Bene. Andiamo subito a rovistare in homepage anche se di Newsletter… neanche l’ombra.

Smanettiamo un pò tra i menu: ancora niente.

Non ci resta che affidarci ancora una volta a Google che in un attimo tira fuori il servizio InformaMi, la Newsletter via email con notizie di pubblica utilità (traffico, inquinamento, ecc.) e la Newsletter News Cultura nell’area Vivi la Città. Ci siamo registrati ad entrambe le Newsletter.

Ma, se non fosse stato per il motore di ricerca, non saremmo stati in grado di scovarle.

In realtà, e solo per caso, abbiamo notato che il servizio InformaMi è accessibile attraverso un banner grafico (quindi introvabile usando la funzione di ricerca testuale del browser) in movimento nella parte bassa del sito: se si perde l’attimo giusto, non lo si vede affatto.

Bene, adesso immaginiamo di essere dei turisti e di voler ricevere via email notizie sugli eventi e le manifestazioni cittadine. Ci spostiamo sul portale ufficiale Turismo Milano (LINK: https://www.turismo.milano.it/) dove però non troviamo alcuna Newsletter da sottoscrivere (o se c’è… non la vediamo). E Google sembra darci ragione.

Vale la pena sottolineare come per entrambe le Newsletter istituzionali l’iscrizione ha richiesto soltanto l’indirizzo email (bene) ammesso, però, che gli utenti siano in grado di trovarle (male). Le email di conferma, invece, sono arrivate nel tab Principale di Google (bene) come un pò tutte quelle esaminate in questo articolo.

NAPOLI

Arrivati a Napoli (LINK: http://www.comune.napoli.it), nel box “Segui il Comune” della homepage ecco il bottoncino Newsletter che conduce all’elenco delle tante (persino troppe) Newsletter ufficiali gestite direttamente dall’Amministrazione partenopea.

Ne troviamo per tutti i gusti: PAN, Palazzo delle Arti di Napoli</em” gestita dall’Assessorato al Turismo, Mobilità in città (ma leggiamo che è “momentaneamente sospesa”), Consiglio inform@ sull’azione legislativa del Consiglio comunale, UrbaNA per “comunicare la storia urbanistica della città”, ecc.

Ci siamo registrati da pochissimo, ma abbiamo già iniziato a ricevere alcune di queste email.

Questo fa ben sperare sulla solidità dell’iniziativa comunicativa di questa Amministrazione. Naturalmente sarebbe più comodo, oltre che utile, sistemare i link alle varie Newsletter, non ammucchiati in un’unica pagina ma nelle rispettive aree del sito (turismo, viabilità, consiglio comunale, ecc.).

Va detto che, complessivamente, la terza città d’Italia ha un sistema Newsletter ben organizzato.

TORINO

Per trovare le Newsletter gestite dal Servizio Telematico Pubblico della Città di Torino (così si chiama il sito http://www.comune.torino.it/) abbiamo dovuto utilizzare la funzione di ricerca del browser all’interno di una homepage zeppa di contenuti testuali.

E le abbiamo trovate, più giù, in basso, sotto la voce Altre rubriche insieme ai link “Oggetti rinvenuti” e “Sfondi per pc” (chissà perché).

A Torino hanno pensato a TO NEWS un vero e proprio sistema di Newsletter gratuite offerte dal Comune. Ce ne sono davvero tante, ne abbiamo contate 24.

Si va da “Ultimo minuto viabilità” con notizie su strade e viabilità, a “TorinoClick” realizzata dall’Ufficio Stampa con le principali notizie sull’amministrazione, o “What’s On” con gli eventi culturali, e così via.

Per ciascuna è richiesto il solo indirizzo email per la registrazione (bene), viene indicata la periodicità (giornaliera, mensile, periodica) e il link alla pagina dell’area o del sito di riferimento (molto bene) nel quale è presente ancora la possibilità di registrazione.

L’unica pecca, se vogliamo, è che bisogna inserire tante volte il proprio indirizzo email per ciascuna lista alla quale ci si vuole iscrivere.

Molto interessante, invece, la presenza di Newsletter specifiche per alcune delle Circoscrizioni del capoluogo piemontese.

Per avere una Newsletter con contenuti turistici bisogna, invece, spostarsi su turismotorino.org e seguire il link (un banner, ma in posizione decisamente più visibile) per iscriversi alla Newsletter “Noi per te”, dedicato alle novità offerte da Torino e provincia su argomenti come cultura, montagna ed enogastronomia.

Osserviamo come il sito del Turismo torinese aderisca al circuito ECM European Cities Marketing in cui si ritrovano gli uffici del turismo di molte città Europee per fare e condividere esperienze e proposte in tema di City Marketing.

PALERMO

Torniamo al Sud con la città di Palermo. Il sito istituzionale è responsive ma di Newsletter neanche l’ombra. Anche cercando su Google non si ottengono risultati se non un link verso la pagina di un altro sito dal titolo “La Newsletter del Comune di Palermo” in cui leggiamo: “informerà quotidianamente i cittadini sulle attività dell’amministrazione”.

Notiamo con curiosità, l’uso del tempo futuro.

Decidiamo di spostarci sul portale turistico Palermo Welcome (LINK: https://turismo.comune.palermo.it/) ma anche qui non siamo molto fortunati: nessuna Newsletter.

In poche parole, a livello di comunicazione via Newsletter, Palermo è… “non pervenuta” pur essendo, questo strumento di partecipazione, espressamente citato nelle Linee Guida per la Regolamentazione della partecipazione dei cittadini alle scelte dell’Amministrazione stilato dal Comune (leggi).

GENOVA

Sesto comune italiano, Genova non ha un sito responsive e nemmeno una Newsletter istituzionale. Quanto meno non siamo riusciti a trovarla nella homepage di http://www.comune.genova.it/. Anche provando con Google non si ottengono risultati.

Le uniche Newsletter che in qualche modo sono collegate con l’amministrazione comunale sono quelle dell’Informagiovani Genova Giovani 6 tu (registrazione dalla homepage http://www.genovagiovani6tu.comune.genova.it/), del network museale Genova Musei e Cultura (LINK: http://www.museidigenova.it/), e Ducale Newsletter con informazioni settimanali da Palazzo Ducale (LINK: http://www.palazzoducale.genova.it/).

Probabilmente, scartabellando per bene, troveremmo altre Newsletter a cui iscriverci ma restiamo convinti che un servizio di comunicazione come questo debba farsi trovare facilmente. A colpo d’occhio!

Infine, proviamo su http://visitgenoa.it, il portale ufficiale del turismo genovese. Anche qui nessuna Newsletter (o se c’è… non si vede): per avere notizie sul turismo del capoluogo ligure ci si deve affidare solo ai Social.

BOLOGNA

Con Bologna, sbarchiamo su Iperbole una delle primissime “reti civiche” italiane, ottimo esempio di tecnologie digitali a supporto della partecipazione popolare (LINK: http://www.comune.bologna.it/)

Questa volta, le cose sembrano davvero ben fatte: il link alla Newsletter è una delle prime cose che l’utente (ma ancor più, il cittadino) trova in homepage, ripetuto in alto e poi più in basso.

La Lettera di Iperbole, così si chiama la Newsletter settimanale dell’amministrazione bolognese (bravissimi ad aver dato, con un pizzico di fantasia, un nome alla Newsletter che sicuramente incuriosisce e attira l’attenzione), ha un layout semplice ma efficace ed è ricca di notizie dalla città, di cultura e sport, dai quartieri, ecc. denotando una cospicua attività redazionale dell’Ufficio stampa. C’è pure l’Archivio degli ultimi numeri.

Che la Newsletter sia un canale di comunicazione privilegiato dall’Amministrazione locale, è confermato anche dalla presenza sullo “Sportello Sociale” (LINK: http://www.comune.bologna.it/sportellosociale/Newsletter/1253/) di lasciare il proprio indirizzo email per registrarsi a diverse liste: “Sportello sociale”, “Disabilità” e “Infodoc”. Quest’ultima dedicata ai temi dell’informazione e della comunicazione in ambito sociale.

Stessa attenzione troviamo su http://bolognawelcome.com il portale ufficiale del turismo del capoluogo felsineo. Seppure la scelta dei colori non sia azzeccatissima (bianco su sfondo nero) nel footer troviamo il link “Iscriviti alla Newsletter” che, mensilmente, informa sui principali eventi della città.

E’ la prima volta, sin qui, che il form di registrazione contiene il captcha di Google “Non sono un robot”!

FIRENZE

Sul sito del Comune di Firenze c’è tutto ma non la Newsletter. Almeno all’apparenza. Infatti cerchiamo in lungo e in largo e solo navigando nel menu verticale di sinistra, scopriamo che cliccando sulla voce “Informazione e partecipazione”, si apre un menu a scomparsa: all’interno il link ad un Servizio Newsletter abbastanza variegato.

Inserendo il proprio indirizzo email (l’unico obbligatorio, anche se è possibile indicare titolo di studio ed età) ci si può iscrivere a un bouquet di 11 liste: Servizi Online, Firenze Sport, Promozione e Sviluppo, Tramvia, una Newsletter per ciascuno dei 5 quartieri, Biblioteche Comunali Fiorentine, quest’ultima disponibile anche nella versione “Junior”.

Peccato che il servizio di Newsletter non abbia un link evidente in homepage.

Ci spostiamo, quindi, su Firenze Turismo (LINK: http://www.firenzeturismo.it/it/) ma qui restiamo delusi (con conferma da parte di Google): nessuna mailing-list a cui iscriversi per ricevere direttamente in caselle di posta le news sugli eventi e gli avvenimenti del capoluogo toscano. Anche in questo caso, comunicazione affidata ai Social.

BARI

La home ufficiale del capoluogo pugliese (LINK: http://www.comune.bari.it) è davvero ricca di informazioni, ma non troviamo alcuna traccia di Newsletter.

Ci affidiamo anche questa volta a Google il quale ci scova un paginone dal titolo “Iscrizione alla Newsletter” in cui, la presenza di checkbox, ci invita ad iscriverci alle Newsletter “Notizie”, “Eventi” e “Bandi e concorsi”.

Dopo aver flaggato su tutte e tre, però, ci accorgiamo che non c’è alcun bottone di iscrizione: bisogna prima registrarsi (link “minuscolo” in alto). In realtà si tratta della registrazione al portale per l’accesso ai servizi online, il cui form è abbastanza complesso (di obbligatorio, però, ci sono solo email e password).

Ci registriamo, facciamo login e, felici, torniamo sulla pagina delle Newsletter salvo verificare di essere arrivati troppo tardi… la pagina di iscrizione non funzionava più lasciandoci con un laconico messaggio: “fuori tempo massimo“.

Che fa rima con quanto abbiamo trovato scritto in una pagina dell’URP (che nel frattempo non siamo più riusciti a trovare): il servizio Newsletter è temporaneamente sospeso. Per quanto tempo?

Insomma, la visita a Bari termina così, senza Newsletter. Né possiamo cercarne altre, dato che il Comune non ha alcun sito ufficiale dedicato al Turismo.

CATANIA

Ed eccoci, infine, arrivati a Catania, che fa della Sicilia l’unica regione italiana con due metropoli nella top-ten delle città più popolose (l’altra è Palermo).

Puntiamo subito su www.comune.catania.it ma ci rendiamo conto che la nostra sarà un’impresa difficile: di Newsletter neanche a parlarne. Persino il fido Google ci lascia a bocca asciutta.

Inutile, pure, cercare un sito dedicato al turismo: Catania – il cui Barocco è patrimonio mondiale dell’Unesco – non ne ha.

E così anche la visita alla città etnea, finisce senza Newsletter.

TIRANDO LE SOMME

Siamo arrivati alla fine di questo viaggio alla scoperta delle Newsletter via email gestite dalle 10 più grandi città italiane. Ci scusiamo se abbiamo omesso del tutto involontariamente la Newsletter di qualche Amministrazione: semplicemente non l’abbiamo vista… perchè troppo nascosta.

Ma l’esito non è dei migliori, con le città del Nord che fanno molto meglio di quelle del Sud, con qualche eccezione: Napoli, per esempio, fa molto meglio di Roma o Genova. E certamente siamo ben lontani dall’offerta informativa via email delle città europee o americane (che analizzeremo in seguito) sia in ambito istituzionale che turistico.

Pur con le dovute distinzioni, quasi tutti i Comuni che gestiscono Newsletter sembra abbiano “pudore” nel comunicarlo ai cittadini, rendendo i form di iscrizione di difficile raggiungibilità. Meglio sarebbe posizionare in homepage, ma anche in altre parti del sito, il box per raccogliere velocemente indirizzi email (e magari solo questi, evitando labiorose registrazioni) e il bottone “Iscriviti”, elementi facilmente riconoscibili dall’utenza.

Vale la pena sottolineare come tutti i Comuni sono perfettamente organizzati per raccogliere e gestire i contenuti necessari all’allestimento di una Newsletter.

Persino quelli più piccoli e con meno risorse, infatti, hanno a disposizione almeno un ufficio URP o un ufficio stampa i quali, grazie alle soluzioni offerte dal mercato, sarebbero in grado di realizzare comunicazioni via email in modo semplice ed efficace, realizzando tra l’altro quei compiti di relazione con il Pubblico come definito dalla Legge 150 del 2000 che inserisce proprio la Newsletter via email tra i mezzi di comunicazione che l’URP può attivare con la finalità di “raggiungere il maggior numero di cittadini“.

A dimostrazione dell’efficacia di questo strumento di comunicazione, il sito della Pubblica Amministrazione di Qualità (LINK: http://qualita.gov.it) pubblica delle interessanti Linee Guida dedicate all’uso della Newsletter elettronica (leggi) nell’ambito della Pubblica Amministrazione, con suggerimenti su come strutturare, scrivere, promuovere e gestire una Newsletter.

Mantenere un servizio di Newsletter può essere impegnativo per un piccolo Comune, ma con le soluzioni per l’Email Marketing, come Mailforce, le attività da parte del personale dell’Amministrazione locale si riducono a pochissimi step: raccolta e organizzazione delle informazioni (spesso già disponibili sui siti e blog istituzonali) e costruzione dell’email.

Noi ci fermiamo qui. Se volete saperne di più su Mailforce come strumento di comunicazione per la PA, su come attivare e gestire un servizio Newsletter in modo rapido utilizzando le risorse e i contenuti a disposizione della vostra Amministrazione e come costruire in modo semplice e veloce le Newsletter per la vostra utenza, chiamateci (080 332 75 70) o scriveteci un’email (sales@mailforce.it).

Ascolteremo volentieri le vostre esigenze e vi offriremo la nostra consulenza.